Comunicação Interna

 

LINHAS ORIENTADORAS PARA A COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

A ESE/IPS promove, divulga e apoia aulas abertas, seminários, conferências, encontros, workshops, entre outras atividades de caráter pedagógico, técnico-científico ou artístico.

Pode também divulgar a participação de membros da comunidade ESE/IPS em eventos ou atividades externas.

De forma a melhorar a comunicação interna e externa da ESE/IPS, define-se nos pontos seguintes os canais, conteúdos e formas de comunicação possíveis, a utilizar pelos membros da comunidade académica. Adicionalmente, estabelecem-se também os princípios de apoio a eventos e atividades pedagógicas.

 

I - Meios de comunicação da responsabilidade da ESE
 

Site da ESE/IPS (Destaques – Eventos) | facebooknull@ese.ips | instagramnull@ese.ipsetubal

Espaços para publicações de caráter informativo sobre eventos promovidos pela ESE/IPS, ou por membros da sua comunidade, desde que de âmbito alargado à comunidade educativa, bem como divulgação de informação de caráter urgente.
As publicações devem respeitar a seguinte estrutura, a apresentar pelo(s) proponente(s):

  • Título;
  • Subtítulo (se aplicável);
  • Data de realização;
  • Texto curto descritivo;
  • Local;
  • Imagem[1] (Cartaz ou outra).

O pedido de divulgação deve ser enviado para direcaonull@ese.ips.pt acompanhado dos elementos referidos no ponto anterior, para análise e aprovação.

 

Youtube ESE-IPS

Portal de alojamento audivisual que permite divulgar:

    •  
  •  Produtos audiovisuais de promoção da ESE/IPS e da sua oferta formativa;
  •  Trabalhos académicos realizados pelos estudantes ESE/IPS;
  •  Produtos audiovisuais resultantes de PSE, projetos ou outras iniciativas;
  •  Realizar difusão online (streaming) de eventos realizados e/ou promovidos pela ESE/IPS e membros da sua comunidade;
  •  Disponibilizar o registo audiovisual dos eventos realizados na ESE/IPS.
  • O alojamento e divulgação de produtos audiovisuais carece de pedido e respetiva autorização da Direção, através do email direcaonull@ese.ips.pt.
  • A realização de difusão online de evento deve ser solicitada através dos serviços da Secção de Audiovisuais, através do email apoio.audiovisualnull@ese.ips.pt, com um mínimo de 8 dias de antecedência. 

 

Correio eletrónico institucional

Informação distribuída através do correio eletrónico, para a comunidade académica. Tem como objetivo divulgar os eventos promovidos pela ESE/IPS, bem como as iniciativas que contam com a participação da ESE/IPS, ou dos membros da comunidade.

Sempre que possível, a divulgação deve ter a seguinte estrutura:

  • Título;
  • Subtítulo (se aplicável);
  • Data de realização;
  • Texto curto descritivo;
  • Local;
  • Imagem[2]  (Cartaz ou outra);
  • Hiperligação para mais informações.

O pedido de divulgação deve ser enviado para o email direcaonull@ese.ips.pt acompanhado dos elementos referidos no ponto anterior, para análise e aprovação.

 

Sistema de Digital Signage (CIV)

O sistema de Digital Signage é composto por 2 monitores no Átrio de entrada; 1 monitor no Átrio do Anfiteatro; 1 monitor no piso 1, junto às máquinas de venda automática. Permite divulgar internamente eventos e atividades ESE/IPS, bem como avisos e comunicações.

  • Os pedidos de divulgação devem ser solicitados à Secção de Audiovisuais, através do email apoio.audiovisualnull@ese.ips.pt, para posterior análise e autorização da Direção.
     
  • Para a divulgação, é recomendável utilizar um formato de imagem ou vídeo adequado às dimensões dos monitores (1920x1080px).
     
  • Todo o material audiovisual deve respeitar os direitos autorais (imagem e áudio) e estarem precavidas as devidas autorizações de utilização.

 

Material impresso

Os pedidos de realização de Cartaz, Folheto, Brochura ou similar, que não possam ser impressos autonomamente pelos docentes nas impressoras disponíveis na ESE/IPS devem ser dirigido à Direção, através do email direcaonull@ese.ips.pt, com um mínimo de 30 dias de antecedência, para que possa ser coordenada com a Divisão de Comunicação e Relações Exteriores (DCRE) a sua conceção e impressão externa.

No site da ESE, na área de “Comunicação Interna” estão disponíveis modelos de divulgação que poderão ser utilizados para construção rápida de cartaz ou similar.

 

II - Apoio a eventos e atividades pedagógicas

O apoio a eventos é realizado pelos serviços da ESE/IPS e mediante a sua tipologia, obedece aos seguintes processos.
O apoio audiovisual é prestado pela Secção de Audiovisuais e tem duas tipologias principais:

  • Registos fotográficos e audiovisuais

A realização de registo fotográfico e/ou audiovisual de qualquer evento ou atividade a decorrer na ESE/IPS ou no exterior, desde que promovida por membro da comunidade ESE/IPS, deve ser solicitada à Secção de Audiovisuais com uma antecedência mínima de 5 dias úteis, através do email apoio.audiovisualnull@ese.ips.pt.

Qualquer registo estará dependente da autorização da Direção, considerando a disponibilidade dos serviços.

Todos os registos fotográficos serão disponibilizados no Facebook institucional, salvo indicação em contrário por parte dos requisitantes.
 

  • Apoio no anfiteatro da ESE/IPS

A reserva do Anfiteatro da ESE/IPS não implica a disponibilização inerente de apoio técnico nesse espaço.

O apoio a qualquer evento ou atividade a decorrer no anfiteatro da ESE/IPS, desde que promovida por membro da comunidade ESE/IPS, deve ser solicitado à Secção de Audiovisuais com uma antecedência mínima de 5 dias úteis, através do email apoio.audiovisualnull@ese.ips.pt.

Qualquer apoio estará dependente da disponibilidade dos serviços.

 

  • Organização e Montagem de Exposições

O apoio à organização e montagem de exposições obedece ao processo seguinte:

A ESE dispõe de diversos materiais de suporte (painéis, cavaletes, cubos e paralelepípedos..) que podem ser utilizados para a realização de exposições.

As propostas de exposições devem ser dirigidas à Direção através do email direcaonull@ese.ips.pt, para análise e autorização.

Pode ser facultado apoio técnico na montagem e desmontagem, sob pedido atempado dos promotores, considerando a disponibilidade dos serviços.

 

  • Congressos, Seminários, Conferências

O apoio à realização de congressos, seminários, conferências ou similares, é realizado de acordo com o seguinte processo:

Processo prévio de autorização
A realização de qualquer evento ou atividade a decorrer na ESE/IPS que implique aquisição de bens ou serviços, bem como requisição de viaturas IPS para deslocação, deve ser comunicado à Direção da ESE/IPS, para autorização e procedimentos prévios, com uma antecedência mínima de 30 dias, através do email direcaonull@ese.ips.pt.
Recomenda-se que nas situações referidas no ponto anterior, para eventos de grande dimensão e com participantes externos ao IPS, seja comunicado com uma antecedência mínima de 60 dias.

Informações essenciais nas comunicações de pedido de apoio
Para que seja possível aos serviços aferir a possibilidade de apoio solicitado, os pedidos identificados no ponto 1 devem ser acompanhados dos seguintes elementos:

  • Identificação do(s) responsável/responsáveis pelo evento;
  • Designação do evento;
  • Data e horário de realização;
  • Local (identificação de salas, espaços comuns, etc);
  • Público-alvo;
  • Produção Gráfica (no caso de não utilizarem os modelos internos da ESE/IPS, identificar o tipo de materiais necessários a solicitar à DCRE);
  • Participantes (nº previsto interno/externo);
  • Apoio Audiovisual (apoio técnico para som e imagem, registo fotográfico, registo audiovisual, realização de streaming, realização de videoconferência);
  • Apoio Informático (acesso Eduroam a elementos externos ao IPS, acesso a computadores de sala/laboratórios a elementos externos ao IPS, criação de e-mail para o evento);
  • Documentação necessária ao evento (pastas, identificadores de lapela, diplomas/certificados, material impresso);
  • Brindes (quantidades e destinatários externos);
  • Observações adicionais.

 

III – Meios de comunicação da responsabilidade de DCRE

Os seguintes meios de Comunicação são da exclusiva responsabilidade da DCRE (Divisão de Comunicação e Relações Exteriores), pelo que deve ser a Direção a solicitar qualquer publicação:

  • Portal IPS
  • IPS na imprensa
  • MUPIS digitais
  • Redes sociais do IPS
  • Tome Nota

O “Tome Nota” é uma publicação eletrónica semanal, que divulga os eventos promovidos pelo IPS, pelas suas escolas ou estruturas transversais e as iniciativas que contam com a participação do IPS, das suas escolas, das estruturas transversais ou dos membros da comunidade IPS. É enviado semanalmente para a comunidade IPS (pessoal docente, não docente e estudantes), via correio eletrónico.

A informação a propor para constar no “Tome Nota” deve ser enviada para o email direcaonull@ese.ips.pt em formato editável, até ao final de cada quarta-feira anterior ao do envio da publicação.

Sempre que possível deve obedecer à seguinte estrutura: Título; Data de realização; Breve descrição; Local onde se realiza; Hiperligação para mais informações.

Setúbal, 3 de abril de 2024

O Diretor,
João Pires

 

[1] Não serão aceites imagens sujeitas a direitos de autor ou sem autorização de utilização.

[2] Não serão aceites imagens sujeitas a direitos de autor ou sem autorização de utilização.

Despacho nº 7/Diretor/2024

 

Modelos de divulgação que poderão ser utilizados para construção rápida de cartaz ou similar